Assistant, Human Resources/Assistant, Ressources humaines

Location: Kapuskasing, ON
Date Posted: 04-17-2017
ROLE: How you contribute to Tembec
Provide confidential administrative services to the site Human Resources (HR) Department to support development, coordination and maintenance of various programs.
 
  • Provide timely and efficient service to both unionized and non-unionized employees on site. 
  • Support the Tembec Kapuskasing Operation (Newsmill, Sawmill and Woodlands).
 
COMMITMENTS: What it means to work at Tembec 
  • Live up to Tembec’s values, principles and guidelines – where safety comes first.
  • Bring an open and cooperative attitude to your job, contributing to our positive work environment and promoting teamwork.
  • Comply with all health, safety and environmental standards, as well as applicable regulations and laws.
 
ACCOUNTABILITIES: What Tembec expects you to do 
People
  • Promote and provide a safe workplace, seek improvements, and support Health & Safety program.
  • Provide HR department with administrative services pertaining to employee files (e.g. correspondence, various personal documents and forms, reports). 
  • Help with recruitment, maintain files for applicants and create/update documents.
  • Help prepare and distribute information for release by your manager or other colleagues in the department.
  • Report to the Manager, Human Resources.
 
Operations
  • Issue purchase orders for office supplies and equipment and maintain adequate inventories.
  • Coordinate incoming and outgoing mail in the department.
  • Maintain and repair office equipment.
  • Prepare various documents and reports for signature/approval (e.g. invoices, reports).
  • Assist with hourly employee indoctrinations.
  • Provide assistance to the Secretary, as needed.
 
REQUIREMENTS: What you bring to our workplace
  • Education: College Diploma in Administration or in a related field.
  • Experience: 2 years in a related position, with client service experience an asset.
  • Proficient with Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
  • Communicate clearly and maintain interpersonal relationships with employees.
  • Ability to maintain confidentiality with HR matters.
  • Bilingual: English and French (spoken and written).
 
SETTING & LIFESTYLE: What to expect at the site and in the region
  • Tembec’s Kapuskasing operations include the newsprint mill with some 350 employees, a sawmill with 125 employees, and a forest management operation with 100 employees.
  • Planned as a model town, Kapuskasing is a bilingual community with a population of close to 10,000 that serves a number of smaller nearby communities.
  • Housing costs in Kapuskasing are about a third of the Ontario average, and the area boasts good schools and health care.
  • The area appeals to outdoor enthusiasts and offers many recreational activities – especially boating, fishing and hunting.
 
TEMBEC IN BRIEF        
Tembec is a manufacturer of forest products – lumber, pulp, paper and specialty cellulose – and a global leader in sustainable forest management practices. Principal operations are in Canada and France. Tembec has some 3,000 employees and annual sales of approximately $1.5 billion. Tembec is listed on the TSX (TMB).


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FONCTION : votre apport à Tembec
Fournir un service administratif confidentiel au département des ressources humaines (RH) du site pour supporter le développement, la coordination et le maintien de divers programmes.
 
  • Fournir un service rapide et efficace aux employés syndiqués et non-syndiqués sur place.
  • Supporter les opérations de Tembec à Kapuskasing (usine de papier journal, scierie et opérations forestières).
 
ENGAGEMENT : les aspects indissociables de votre emploi à Tembec 
  • Respecter les valeurs, les principes et les lignes directrices de Tembec.
  • Afficher un esprit d’ouverture et de coopération au travail, et aider ainsi à maintenir notre bon climat de travail.
  • Respecter toutes les normes de santé, de sécurité et environnementales, ainsi que toutes les lois et tous les règlements applicables.
 
RESPONSABILITÉS : les attentes de Tembec à votre égard 
Les gens
  • Promouvoir et assurer un milieu de travail sûr, rechercher des améliorations et soutenir le programme de santé-sécurité.
  • Fournir au service des ressources humaines des services administratifs en ce qui concerne les dossiers des employés (ex : correspondance, divers documents et formulaires personnels, rapports, etc.).
  • Aider avec le recrutement, faire le maintien des dossiers des candidats et créer/mettre à jour des documents.
  • Aider à préparer et à distribuer des informations à diffuser par votre directeur ou autres collègues du département.
  • Relever du directeur, Ressources humaines.
 
Les activités
  • Émettre des demandes d’achats pour les fournitures et équipements de bureau et garder un inventaire adéquat.
  • Coordonner le courrier entrant et sortant du département.
  • Maintenir et réparer les équipements de bureau.
  • Préparer des documents et rapports divers pour signature/approbation (ex : factures, rapports, etc.).
  • Assister dans l’endoctrinement des employés horaires.
  • Fournir une assistance à la secrétaire, selon les besoins.
 
EXIGENCES : vos qualifications
  • Scolarité : Diplôme d’études collégiales en Administration ou dans un domaine connexe.
  • Expérience : 2 années dans un poste connexe, expérience en service à la clientèle un atout.
  • Excellentes connaissances de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
  • Communiquer clairement et maintenir des relations interpersonnelles avec les employés.
  • Capacité de maintenir la confidentialité en matière de dossiers RH.
  • Bilinguisme : anglais et français (oral et écrit).
 
CADRE DE TRAVAIL ET DE VIE : votre nouvel environnement
  • Les installations de Tembec à Kapuskasing se composent d’une usine de papier journal (environ 350 employés) d'une scierie (125 employés) et des services de gestion des forêts (100 employés).
  • Aménagée en tant que municipalité modèle, Kapuskasing compte près de 10 000 habitants et est un centre de services pour les petites municipalités des environs.
  • Le coût de l’habitation à Kapuskasing est du tiers environ de la moyenne ontarienne, et la population y a accès à de très bonnes écoles et très bons soins de santé.
  • La région abonde d’attraits pour les amateurs de plein-air et d'activités récréatives – dont, en particulier, les sports nautiques, la chasse et la pêche.
 
TEMBEC EN BREF
Tembec est une société de fabrication de produits forestiers – bois, pâtes, papier et cellulose de spécialités – et un leader mondial en gestion des ressources forestières durable. Inscrite au TSX (TMB), Tembec exploite des usines principalement au Canada et en France, compte maintenant 3 000 employés et affiche un chiffre d’affaires d’environ 1,5 milliard de dollars.
 
 Prière de noter que nous communiquerons seulement avec les candidats retenus.
 
 
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